Özel Entegratör Değiştirirken Nelere Dikkat Edilmelidir?
E-belge süreçlerinde özel entegratör kullanmak; işletmelere hız, operasyonel kolaylık ve mevzuata uyum açısından önemli avantajlar sunar. Ancak kullanılan entegratörün, işletmenin mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayamaması durumunda sistem değişikliği kaçınılmaz hale gelir. Bu noktada yapılacak yanlış bir tercih, iş süreçlerinde aksamalara ve veri güvenliği risklerine yol açabilir.
Bu nedenle özel entegratör değişikliği öncesinde ya da GİB Portal’dan özel entegratörlü sisteme geçiş planlanırken, teknik ve operasyonel kriterlerin detaylı şekilde değerlendirilmesi gerekir. Aşağıdaki başlıklar, doğru entegratörü seçerken dikkat edilmesi gereken temel unsurları kapsamaktadır.
GİB Yetkilendirmesi ve Resmî Onay
Tercih edilecek firmanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş bir özel entegratör olması temel bir gerekliliktir. GİB onaylı entegratörler; güvenlik, sistem uyumluluğu ve teknik yeterlilik açısından denetlenmiş firmalardır.
Bazı hizmet sağlayıcılar, GİB entegratörleri üzerinden dolaylı hizmet sunabilmektedir. Bu tür yapılarda verilerin üçüncü taraflarla paylaşılması söz konusu olabilir. Yetkili entegratörler ile çalışmak, verilerin yalnızca GİB ve ilgili entegratör arasında aktarılmasını sağlar ve bilgi güvenliğini üst seviyeye taşır.
Yasal Süreli e-Belge Saklama Hizmeti
E-belgelerin mevzuat gereği 10 yıl boyunca muhafaza edilmesi zorunludur. Bu nedenle entegratör firmasının:
- Uzun süreli e-belge arşivleme hizmeti sunması
- Verilere istenildiğinde hızlı ve güvenli erişim sağlaması
önemlidir.
Teknik Kapasite ve Kurumsal Güç
Entegratör firmanın teknik altyapısı, hizmet kalitesinin temel belirleyicisidir. Bu kapsamda;
- Yüksek performanslı sunucu altyapısı
- Kurumsal organizasyon yapısı
- Artan işlem hacimlerini sorunsuz karşılayabilecek sistem kapasitesi
mutlaka değerlendirilmelidir.
Veri Yedekleme ve Felaket Senaryoları
Olası sistem arızaları, doğal afetler veya beklenmeyen durumlar karşısında verilerin korunması kritik öneme sahiptir. Güvenilir bir entegratör;
- Düzenli veri yedekleme sistemlerine sahip olmalı
- Felaket kurtarma senaryolarını aktif şekilde uygulamalıdır
Desteklenen e-Belge Türleri
Her işletmenin e-belge ihtiyacı farklıdır. Seçilecek entegratörün faaliyet alanınıza uygun olarak;
- e-Fatura
- e-Arşiv Fatura
- e-İrsaliye
- e-Defter
- e-Müstahsil Makbuzu
- e-Gider Pusulası
gibi e-belge türlerini desteklemesi gerekir.
Mevzuat ve Sistem Güncellemeleri
E-belge uygulamaları, GİB tarafından yayımlanan kılavuzlar doğrultusunda sürekli güncellenmektedir. Bu nedenle entegratörün;
- Mevzuat değişikliklerini yakından takip etmesi
- Yazılım altyapısını zamanında güncellemesi
- Kullanıcıları yeni düzenlemeler hakkında bilgilendirmesi
önem taşır.
Kullanım Kolaylığı ve Bulut Teknolojisi
Kullanıcı deneyimi, e-belge süreçlerinin verimliliğini doğrudan etkiler. Entegratör yazılımının;
- Kullanımı kolay bir arayüze sahip olması
- Bulut tabanlı çalışması
- Web ve mobil cihazlardan erişim sunması
iş süreçlerini hızlandırır.
Muhasebe ve ERP Entegrasyonu
Mevcut muhasebe veya ERP yazılımlarıyla uyumlu sistemler, manuel işlemleri azaltır. Entegratör;
- Kullanılan muhasebe programlarıyla entegre çalışabilmeli
- Gerekli durumlarda veri transferini sorunsuz şekilde gerçekleştirebilmelidir
e-Ticaret ve Pazaryeri Uyumluluğu
Online satış yapan işletmeler için entegrasyon kabiliyeti büyük önem taşır. Özel entegratör;
- Yaygın e-ticaret altyapılarıyla
- Büyük online pazaryerleriyle
uyumlu çalışmalıdır.
Destek Hizmetleri ve İletişim
Entegratör değişikliğinde göz ardı edilmemesi gereken bir diğer konu da destek hizmetleridir. Kaliteli bir entegratör;
- Ulaşılabilir müşteri destek kanalları sunar
- Teknik konularda uzman ekiplerle hizmet verir
- Karşılaşılan sorunlara hızlı ve kalıcı çözümler üretir
Özel Entegratör değişikliği; yalnızca maliyet değil, güvenlik, teknik yeterlilik, mevzuata uyum ve destek kalitesi gibi kriterler birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır. Doğru entegratör seçimi, e-belge süreçlerinizin kesintisiz, güvenli ve sürdürülebilir şekilde yürütülmesini sağlar.