Özel entegratör, Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yetkilendirilmiş; firmaların e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter gibi e-belgeleri GİB sistemleriyle entegre şekilde güvenli ve mevzuata uygun olarak düzenlemesini, göndermesini ve saklamasını sağlayan teknoloji firmasıdır.
GİB ile mükellef arasında dijital köprü görevi görür.
Özel entegratörler, işletmelerin e-belge süreçlerini teknik detaylarla uğraşmadan yürütmesini sağlar:
- e-Fatura / e-Arşiv Fatura kesme ve gönderme
- e-İrsaliye ve e-Defter işlemleri
- Belgelerin 10 yıl yasal saklanması
- Muhasebe, ERP, e-ticaret sistemleriyle entegrasyon
- Hata, iptal, itiraz gibi süreçlerin yönetimi
- Mevzuat değişikliklerine otomatik uyum
Özel Entegratör Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
GİB Yetkilendirmesi
- Firmanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş olması şarttır
- Yetki belgesi güncel olmalı (askıya alınmamış olmalı)
Teknik Altyapı ve Kesintisiz Hizmet
- Yedekli veri merkezleri var mı?
- %99+ erişilebilirlik (uptime) sunuyor mu?
- Yoğun dönemlerde (ay sonu, yıl sonu) sistem çöküyor mu?
Veri Güvenliği ve Yasal Saklama
- Belgeler en az 10 yıl güvenli şekilde saklanıyor mu?
- ISO 27001, KVKK, veri şifreleme gibi güvenlik standartları mevcut mu?
- Yedekler farklı lokasyonlarda tutuluyor mu?
Muhasebe, ERP ve E-Ticaret Entegrasyonları
- Kullandığınız muhasebe programlarıyla uyumlu mu?
- E-ticaret altyapılarıyla (pazaryerleri, web siteleri) entegre mi?
- Manuel işlem ihtiyacını gerçekten azaltıyor mu?
Destek ve Müşteri Hizmetleri Kalitesi
- Canlı destek, çağrı merkezi, ticket sistemi var mı?
- Mali müşavir ve işletmelere gerçekten ulaşılabilir destek sunuluyor mu?
- Eğitim ve bilgilendirme yapılıyor mu?
Mevzuata Otomatik Uyum
- GİB tebliğ ve değişikliklerine otomatik uyum sağlıyor mu?
- Yeni belge türleri hızla sisteme ekleniyor mu?
Şeffaf ve Sürdürülebilir Fiyatlandırma
- Gizli ücretler var mı?
- Paket içerikleri net mi?
- Artan belge hacmine göre makul fiyatlama sunuyor mu?
Referanslar ve Pazar Tecrübesi
- Kaç yıldır sektörde?
- Mali müşavir odaları, büyük firmalar, KOBİ referansları var mı?
- Yaygın kullanıcı ağı ve servis noktaları bulunuyor mu?
Kolay Kullanım ve Raporlama
- Panel kullanıcı dostu mu?
- Fatura, irsaliye, raporlar tek ekrandan yönetilebiliyor mu?
- Mali müşavir için özel yetkilendirme ve görünüm var mı?